Clappit - Podcast - 13 - Eventi aziendali da spettacolo

Versione testuale del podcast

Buongiorno da Clappit, bentornati con l'appuntamento dei nostri podcast dedicati agli organizzatori di eventi di biglietteria e non di biglietteria, ed oggi parleremo proprio di tutte quelle persone incaricate di gestire eventi.

Possono essere sia eventi aziendali che eventi istituzionali. Come sempre vi ricordo che è possibile ascoltare i nostri podcast anche dal nostro canale YouTube ufficiale dove troverete anche sottotitoli in italiano e in inglese, oppure come sempre da tutte le principali applicazioni dedicate all’ascolto dei podcast.

Allora oggi parliamo di eventi aziendali perché gli eventi aziendali si stanno sempre più avvicinando al concetto di spettacolo. Quindi vogliono avere degli eventi assolutamente spettacolari, coinvolgenti. Vogliono che il pubblico, di qualsiasi natura sia, che si tratti di collaboratori piuttosto che di fornitori, piuttosto che di una presentazione di un nuovo prodotto, pensiamo a tutti i vari che keynote che vengono ormai realizzati dalle grandi società.

Perché parliamo anche di eventi aziendali? Bhè innanzitutto noi di Clappit ne abbiamo fatti parecchi. Abbiamo acquisito un'ottima esperienza in questo, in questa nicchia, diciamo di settore, che è sempre relativo comunque ad una forma di biglietteria, di ticket, di gestione dell'invito, di gestione di controllo accessi. Perché le necessità che hanno le grandi aziende nello svolgere un evento, al di là di quello che è l'aspetto di produzione, che ricordo esula da quello che è l'attività di Clappit. Clappit interviene per avere sotto controllo, per consentire all'organizzatore, al responsabile marketing, al responsabile dell’evento, all’agenzia che si occupa per conto della società di organizzare l'evento, di avere sotto controllo tutto quello che è la parte di invito, registrazione, controllo accessi, controllo dei dati di ingresso.

Ci sono tantissimi punti in comune con quello che è la gestione di uno spettacolo, quindi adesso andiamo ad elencare po' di funzionalità che possono essere utili, sono assolutamente utili, anche per eventi aziendali o eventi istituzionali.

Dunque, innanzitutto partiamo sempre da un concetto di online. Lo ripeteremo sempre, ormai qualsiasi attività legata all'evento deve essere pensata per, in prima battuta perlomeno, ad un’esperienza online. Quindi l'esigenza dell'azienda è quella di avere un processo di registrazione, di invio degli inviti, di conferma degli inviti, personalizzato.

E questo è quella che è al 90% l’esigenza dell'azienda che vuole sapere e vuole scegliere chi deve partecipare all'evento, chi ha la possibilità di partecipare all'evento, perché tante volte, il più delle volte sono eventi esclusivi, eventi chiusi al pubblico, eventi anche che devono avere una forma di privacy e di protezione a livello dei contenuti.

Pensiamo ad un evento di una società che presentare un nuovo programma per i propri commerciali, le nuove strategie, i nuovi obiettivi, deve essere assolutamente un evento controllato.
Ed ecco che quindi Clappit può dare quei servizi specifici, quindi un'importazione, ad esempio di liste, di nominativi in modo massivo, collaborando con l'agenzia o con la società.
Può personalizzare la grafica, la comunicazione a livello online, l’invio delle e-mail, può avere anche delle integrazioni particolari per consentire alla società di avere così maggior controllo su quelli che sono i passaggi di registrazione. Nel senso, tante volte, la volontà è quella di avere una preselezione di chi poi effettivamente andrà a registrare la propria partecipazione.

Nello specifico, parlando sempre di online, possiamo personalizzare quelli che sono i campi richiesti, perché qualcuno può avere necessità di ottenere più informazioni da chi partecipa all'evento e quindi ecco che andiamo a personalizzare la form di registrazione.

Sicuramente c'è la creazione di inviti con QR Code univoci, per poter abilitare la stampa a casa del biglietto di invito, evitare come al solito code e controllare in modo preciso l'ingresso all'evento.

Un' altra necessità a livello, così come a livello di spettacolo anche a livello aziendale è quello di avere i pass per chi deve lavorare. Oppure dei pass per avere un trattamento particolare, per particolari categorie di persone, VIP, istituzioni. Insomma con i pass è possibile gestire contemporaneamente questi due aspetti. Quindi sia l'aspetto di divisione della location, delle aree della location, chi può accedere al backstage, chi può accedere al catering. Insomma tutte le aree della location sia dal punto di vista invece di personalità o di categorie di persone che devono essere, o hanno la necessità, non per discriminare, ma perché devo svolgere un compito all’interno dell’evento, pensiamo ad esempio ai giornalisti, devono avere la possibilità di avere un trattamento diverso per poter svolgere il proprio lavoro.

Un aspetto fondamentale per un evento aziendale è quello di poter presentare il proprio brand, il proprio prodotto, la propria comunicazione, le proprie immagini e la propria appartenenza e quello che è lo stile, Tutto quello che è e sono gli elementi, che sono la mission, la filosofia. Trasmettere il senso dell’azienda, del brand, a chi partecipa all'evento, e quindi tutta la personalizzazione di quello che sono gli inviti, i pass, i processi di invito su misura.

Se c’è ad esempio da consegnare dei gadget, da consegnare dei ricordi, da consegnare del materiale utile per lo svolgimento dell'evento, è possibile farlo. Ed è possibile personalizzare tutti questi processi, quindi queste interazioni con l'utente che non è così scontato.

Perché nel momento in cui poi si entra nella fase live, con tutto quello che chiaramente sono gli imprevisti che possono succedere, diventa fondamentale avere chiari i processi per evitare che qualsiasi partecipante abbia un qualsiasi tipo di problema, bisogna evitare qualsiasi tipo di attesa. L'attesa è il grande nemico della soddisfazione di chi partecipa a un evento, cioè chi partecipa ad un evento purtroppo è sempre un filo diciamo, poco paziente. Ha fretta di sedersi, non vuole fare code, vuole evitare problematiche, vuole essere tranquillo che ha il suo biglietto in mano, che potrà accedere all'evento e gustarsi l'evento. Comunque svolgere un evento anche di lavoro in modo assolutamente sereno, lineare, senza intoppi.

Quindi personalizzazione della fase di registrazione, della fase di invito, personalizzazione grafica, personalizzazione dell'esperienza online di chi deve partecipare all'evento, funzionalità di inviti con QR Code univoci per la stampa a casa, invio massivo, importazione ed esportazione di liste, creazione e gestione di pass.
Tutte queste sono le funzionalità principali che possono essere messe a disposizioni di eventi aziendali, e ultimo ma non per questo meno importante, è sempre il controllo accessi.

Il controllo accessi che noi ripetiamo sempre a tutti gli organizzatori da tenere sempre in massima considerazione, perché è quello che ti consente di avere poi anche tutti quelli che sono i dati, i report di coinvolgimento, quindi il controllo accessi è fondamentale a livello di sicurezza, di velocità di accesso e di evitare le attese chi ha già il biglietto in mano.
Il controllo accessi può essere fondamentale per la consegna, come prova di avvenuta consegna, come dicevamo prima di qualche supporto, di qualche materiale o merchandising che deve essere consegnato ai partecipanti.

A seconda della dimensione dell’evento e della necessità della società, del cliente, possiamo andare anche a realizzare proprio delle applicazioni web che consentono di avere una gestione, un coinvolgimento, un engagement ed un tracking dell'utente, molto particolare, anche molto così, piacevole, personalizzato.

Parleremo di questo in un podcast dedicato, per quanto riguarda l'aspetto ad esempio fieristico che abbiamo cercato di riportare, così ai valori di una volta, perché si è un po' perso ultimamente.
Le fiere sono diminuite, sono rimaste solo due grandi grandissimi edizioni, fiere, quindi noi abbiamo cercato di dare a tutti gli attori della fiera, della manifestazione fieristica un supporto tecnologico in grado di rimettere, di ridare valore a quello che è questo, questa tipologia di evento.
Quindi sia l'ente promotore della fiera, sia chi partecipa a livello di stand, all'interno della fiera e ovviamente anche per il visitatore che deve essere così, questo incrocio di diverse categorie di persone che mettono comunque insieme, per necessità diverse, un interesse.

Ecco dedicheremo un podcast a quello che è il nostro supporto tecnologico a questa questa forma di evento.
Grazie per averci ascoltato anche oggi e, come sempre, vi invito a contattarci a commentare, ad inviarci suggerimenti.
Se volete affrontare qualche argomento, qualche argomento particolare, saremo ben felici di dedicarvi un podcast.

Quindi ci potete trovare su tutti i nostri canali ufficiali, se digitate Clappit su Google o qualsiasi altra chiave sicuramente saremo nei motori di ricerca perché ci piace anche essere indicizzati al meglio.
Adesso è arrivato il momento dei saluti, vi dò appuntamento quindi a Martedì prossimo alle 9:00 con il prossimo podcast. Un grosso saluto da Stefano e da Clappit, ciao!

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